تحسين معالجة الفواتير الإلكترونية عبارة عن نظام يهدف إلى تحويل العمليات الخاصة بإصدار الفواتير وغيرها من الإشعارات الورقية شكل إلكتروني، وبذلك تسمح بأن يتم تبادل الفواتير والإشعارات المختلفة ومعالجتها على الفور بصيغة إلكترونية حتى منظمة أكثر فيما بين البائع والمشتري، فلقد أصبحت في وقتنا الحالي الفواتير الإلكترونية جزء أساسي من تلك العمليات المالية والإدارية وأصبحت بديل للطرق التقليدية الورقية.
تحسين معالجة الفواتير الإلكترونية
التفكير في التحويل من استخدام الفواتير الورقية التقليدية إلى استخدام الفواتير الإلكترونية يعد بمثابة تغير كبير في العمليات المالية المختلفة، وبالتالي يوفر للشركات التي تسعى إلى تسريع إجراءات استخراج الفواتير والتقليل من فرصة الوقوع في المزيد من الأخطاء الكثير من الوقت والجهد بل والمال أيضا فهي تكون ذات تكلفة منخفضة عن تلك الفواتير الورقية.
استمتع بالتعامل مع برنامج رقم ليساعدك في تحسين معالجة الفواتير الإلكترونية لكافة عملياتك المالية واتصل بنا فورا.
فوائد الفاتورة الإلكترونية
أصبحت الفواتير الإلكترونية من أهم العناصر المالية الأساسية في وقتنا الحالي، ويأتي فائدتها للشركات تبدأ بتطبيق نظام تحسين معالجة الفواتير الإلكترونية، ومن تلك الفوائد ما يلي:
- توفر المزيد من الوقت والعمالة
عملية إنشاء الفواتير وإرسالها باستخدام البريد يتطلب المزيد من الوقت، فعلى النقيض تجد أن إرسال الفواتير الإلكترونية بل وتزويدهم أيضا برابط الفاتورة يساعدهم على إجراء العديد من عمليات الدفع عبر الإنترنت.
- يوفر في التكلفة
الفاتورة الإلكترونية تقلل من تكاليف الفواتير الورقية، بل ويقلل أيضا تكلفة العمالة والورق وغيرها.
- تسهل من أمر إجراء المدفوعات في أي وقت
فاستخدام الفواتير الإلكترونية يسهل من أمر إجراء المبيعات ونقاط البيع بشكل إلكتروني في أي وقت بدل من الطرق التقليدية القديمة التي كانت تستلزم مرور أيام، فيتم تلقي المدفوعات عبر الحسابات البنكية في خلال فترة وجيزة.
- زيادة رضا العملاء وتوسيع قاعدتهم
كلما كان لدي الشركات أنواع للدفع الإلكتروني متعددة كلما زاد ذلك من رضا الجميع، وسوف تجد الكثير من العملاء يفضلون التعامل مع شركات تقدم خيارات دفع إلكتروني متنوعة.
- سهولة تتبع الفواتير
باستخدام الفواتير الإلكترونية تتمكن من معرفة توقيت إرسالها واستلامها بكل سهولة.
- تقليل نسبة حدوث الخطأ
تساعد الفواتير الإلكترونية على تحسين أداء التقارير الحسابية والمخرجات الحسابية أيضا، وذلك لتتم عملية إنشاء التقارير المقدمة للضرائب بشكل أفضل وسريع وتقل نسبة الخطأ والتكاليف.
- حماية المستهلك
الهدف الأساسي من الفواتير الإلكترونية هو الحد من أعمال التستر التجاري فيتم متابعة الفواتير بكل سهولة.
برنامج رقم يساعدك على إدارة عمليات الفواتير الإلكترونية التي تلبي كافة احتياجات الشركات اتصل بنا واحصل على خدماتنا.
تسريع عمليات الفوترة الرقمية
- من خلال برنامج رقم نقدم لك أسهل الطرق المتاحة للتسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية.
- تتمكن من إرسال الفواتير إلى المنظومة الخاصة بالفواتير الإلكترونية أما مجمعة أو منفردة.
- نسجل بيانات العملاء وتكويد كل صنف وفقا لما يحدد من منظومة الضرائب.
- سهولة إلغاء أو رجوع فاتورة وفقًا للقواعد المحددة.
- نحفظ لك كافة بياناتك ومعاملاتك على شكل أكواد لسهولة التعرف عليها في أي وقت.
- أصبحت تستطيع التحكم في كافة التفاصيل الخاصة بفاتورتك بوجود برنامج تصميم الفواتير للمبيعات.
أنواع الفاتورة الإلكترونية
وفقا لما هو معمول به الفواتير الإلكترونية بالمملكة العربية السعودية جاءت أنواع الفاتورة الإلكترونية كالتالي:
- فاتورة إلكترونية ضريبية وهي التي تحتوى على كافة العناصر الضريبية وتصدر من منشأة لمنشأة أخرى أو من منشأة لجهة حكومية.
- فاتورة إلكترونية بسيطة وهى التي تشمل كافة العناصر الضريبية وتصدر من منشأة لفرد.
نصائح لحماية الفواتير الإلكترونية
حتى تتمكن من الحفاظ على سلامة الفواتير الإلكترونية الخاصة بك، عليك التأكد من أن كافة الإجراءات المتعلقة بالأمان لعملياتك المالية محدثة ومفعلة، وعليك اتباع النصائح التالية:
- استخدم برامج حديثة لإصدار الفاتورة الإلكترونية التي تحتوي على أحدث التحديثات الأمنية.
- عزز من الأمان عند استخدام الشبكة مثل التشفير والحماية من التعرض للفيروسات.
- تأكد من أنه قد تم توفير التدريب الكافي للموظفين للتعامل بأمان مع الفاتورة الإلكترونية.
خصائص الفاتورة الإلكترونية
من أهم ما تتميز به منظومة الفاتورة الإلكترونية أنها لها خصائص متعددة هي:
- توفر شكل موحد للفاتورة محدد ومنظم من قبل القوانين الخاصة بالفاتورة الإلكترونية.
- تتطلب ضرورة أن يكون هناك توقيع إلكتروني ساري على الفاتورة وذلك بغرض تأمين كافة البيانات للفواتير.
- تعتمد على نظام التكويد لكافة السلع والخدمات المقدمة من قبل الشركات.
- ترسل إخطارات لحظية للبائع أو المشتري ببيانات الفاتورة فور إصدارها.
كيف أعرف أن الفاتورة الإلكترونية صحيحة؟
تحقق من وجود اسم البائع وحالة التسجيل ورقم ضريبة وكذلك يجب أن يكون مدون على الفاتورة تاريخ اصدار الفاتورة ومبلغ الفاتورة، وموضح بها أيضا مبلغ الضريبة المحدد، وذلك في حالة تواجد كافة البيانات السابقة فهي فاتورة صحيحة ويعتد بها بالفعل.
من هم الملزمون بالفاتورة الإلكترونية؟
يلتزم بتوفير الفاتورة الإلكترونية كلا من الشركات وكذلك أيضا المنشآت والمهنيين الذين يحرصون على تقديم خدمات للمواطنين وكذلك الأمر بالنسبة للحرفيين المطبقين لنظام الفوترة، فكل هؤلاء ملزمون بإصدار الفواتير وغير مكلفين بالاحتفاظ بأي مستند ورقي لديهم بعد ذلك.
ما الفائدة من وجود الفاتورة؟
الفاتورة تعد أمر هام في التعامل فيما بين الشركة والعميل وذلك لأنها توثق عملية البيع أو الشراء التي تتم فيما بينهم، بل ويحدد فيها أيضا كافة التفاصيل من بيانات البضائع أو الخدمة الحاصل عليها العميل مقابل الفاتورة.
