تتطلب عملية تتبع المخزون المحاسبي مجموعة من المهام التي قد تبدو سهلة وبسيطة ولكنها تحتاج إلى مجموعة من المهارات والتركيز الجيد، مع الاستعانة بمجموعة من التقنيات والأساليب التي تساعد في إدارة المخزون وتنظيمه للاستفادة من هذه العملية التي باتت أمر ضروري، لكي يتم تتبع كل المخزون الموجود في المستودعات المملوكة للكثير من الشركات مما يقلل الأخطاء، ومعها يتم اتخاذ القرارات السريعة و الاستفادة منها لتحسين الموارد وتعزيز كفاءة الشركة بأفضل الحلول.
تتبع المخزون المحاسبي
المخزون هو الرصيد الموجود في صورة منتجات ولكن يجب إدارته بدقة فإن عملية إدارة المخزون جزء من ادارة المال، فعند بداية أي مؤسسة يجب أن يكون هناك إدراك جيد حول المخزون الموجود منذ استلامه حتى تاريخ تسليمه وإخراجه للعملاء، وإذا ترك الأمر دون إدارة بشكل جيد فقد يسبب خسارة كبيرة لصاحب المال فمن هنا يجب تتبع المخزون المحاسبي.
وهنا يمكن القول بأن إدارة المخزون هي عملية تنظيم وتنسيق لكل المنتجات المخزنة الموضوعة في المستودعات، فذلك يسهل كثيرا في تحديد كمية البضائع بأنواعها ميعاد تسليمها، فهذا يضمن كثيرا تتبع المنتج بصورة جيدة دون أن يتلف من خلال استخدام تقنية تتبع المخزون المحاسبي وفقا لرغبات العملاء وحاجاتهم.
تتبع المخزون المحاسبي: لماذا يعد جزءًا أساسيًا من نظام المحاسبة؟
عملية تتبع المخزون من العمليات الضرورية في رقم كلاود التي بها يتم تقييم كمية المواد والسلع الموجودة بالمخازن والمستودعات بشكل دائم، والهدف من ذلك هو التأكد من توافق السجلات المحاسبية مع المخزون الموجود بالفعل لدى الشركة، وبذلك نضمن دقة المعلومات الخاصة بالمخزون لتحقيق أعلى نسبة أرباح ولهذا يعتبر جزء حيوي وأساسي في إدارة الأعمال وذلك للأسباب التالية:
تحديد دقة البيانات المالية
يساعد تتبع المخزون في التأكد من أن كل السجلات المالية متوافقة مع المخزون الفعلي وبذلك يمكن تقدير تقارير مالية دقيقة وموثوق فيها، بالإضافة إلى اكتشاف أي فروقات بين السجلات والمخزون مما يسهل معالجة المشكلات.
التحكم في التكلفة
يساعد عملية تتبع المخزون المحاسبي في تجنب الإفراط في عملية الشراء حيث يتم شراء كميات فعلية غير متاحة لدى الشركة ومنع تعرضها لشراء كميات زائدة دون الحاجة إليها، بجانب ذلك يمكن تحديد المنتجات التي قد تتعرض للتلف أو تنتهي صلاحيتها واتخاذ الإجراءات السليمة بشكل صحيح.
تحسين إدارة المخزون
يقدم هذا الأمر بيانات دقيقة حول المنتجات المخزنة وعمل خطط جيدة مستقبلية بناء على احتياجات السوق الفعلية، بجانب ذلك يمكن إدارة المخزون بشكل جيد وتحسين التدفق النقدي بوضع حلول للأموال المحتجزة في صورة منتجات ولكنها زائدة عن المطلوب.
أهمية المخزون في المحاسبة
المخزون عبارة عن مواد ومنتجات سواء كانت مواد خام يتم اضافتها في المخزون ثم يبيعها إلى أي عمل يوكل بهذه المهمة صاحب المؤسسة حتى يتمكن من إدارة المخزون الذي يعد أحد الأصول لأي شركة، وبذلك يتمكن المحاسبين بتحديد الطريقة التي بها يتم بيع المنتج سواء المنتجات الموجودة من قبل والتي تم شراؤها مؤخرا، ومن هنا تكمن أهمية المخزون في المحاسبة على النحو التالي:
تسهيل عملية الجرد
يجب إدارة المخزون بشكل جيد لأنه يساعد في التحكم وإدارة الشركة بصورة صحيحة للحصول على المزيد من الأرباح، فعند إضافة المخزون الاحتياطي الموجود من المنتجات والتي تستهلك بشكل دوري سوف يستفيد العميل بأن تلك المنتجات لا تنفذ من المخزون الأساسي وكل ذلك يتم من خلال إدارة المخزون لمتابعة السلع والتنبيه باقتراب انتهاء هذه المنتجات لإعادة شرائها، كما يمكن القيام بعملية الجرد اليدوي والإلكتروني الذي يقوم بصورة دورية وبشكل تلقائي إعطاء النتائج المتعلقة بالمخزون.
تسجيل معلومات الدفعات
عند تتبع المخزون المحاسبي سوف تجد أمامك كل البيانات المتعلقة بالمنتجات الموجودة لديك حيث يتم تسجيلها في المخزون أولا بأول بصورة دقيقة، مع تسجيل كل المعاملات المالية الخاصة وأذون الصرف مع كتابة أسماء الموردين وتسجيل تاريخ صلاحية كل منتج لتلافي الوصول إلى انتهاء صلاحية المنتجات وبهذا نخضع لعقوبات هيئة الزكاة.
أنواع المخزون في المحاسبة
يتوافر المزيد من أنواع المخزون المتعددة في المحاسبة المالية والتي بها يمكن تحديد الأشياء الضرورية ومعرفة كل البيانات المتعلقة بكل نوع على حدة ومنها:
- المخزون الدوري ومخزون العبور.
- المنتجات التي يتم بيعها.
كيف يساعد تتبع المخزون في تقليل التكاليف وتحسين الأداء
مراقبة المخزون له دور رئيسي في أي شركة حتى يساعدها في كسب الأرباح والارتقاء بمستوى الشركة حيث تكمن عملية التحكم في المخزون بتقليل الفاقد وزيادة الأرباح، وهنا يكون لعملية تتبع المخزون المحاسبي تأثير في تقليل التكاليف وتحسين الأداء وذلك كالاتي :
- تقليل التكاليف التشغيلية بحيث يساعد إدارة المخزون في تقليل تكاليف التخزين بحيث يمنع تخزين كميات متواجدة بالفعل بشكل كبير دون الحاجة إليها مما يقلل الفاقد والتالف.
- تعزيز رضا العملاء من خلال تلبية طلباتهم بشكل دقيق وسريع.
- زيادة الأرباح حيث يحقق أعلى نسبة مبيعات من خلال تحسين القدرة على تلبية الطلب بشكل سريع في الوقت المناسب، مما يساعدك في إدارة العملاء يلبي احتياجاتهم من نقص المنتجات الموجودة لديهم.
- تقليل مخاطر نقص المنتجات أو وجود فائض في المخزون.
- زيادة الكفاءة التشغيلية وذلك بتسهيل عملية الجرد والوقوف على المشكلة والعمل على حلها بشكل سريع.
- دعم القرارات المتعلقة بالعمل التي تستند إلى البيانات في وضع الخطط الاستراتيجية لعملية التسويق والمبيعات بشكل فعال.
لماذا نحتاج محاسبة المخزون؟
عملية محاسبة المخزون من العمليات التي تساعد في الحفاظ على ميزانية الشركة ومعرفة الضرائب وتحديد الأسعار المتعلقة بالمنتجات.
متى يجب تسجيل المخزون؟
يفضل تسجيل المخزون بشكل دائم ودوري وحساب كل المنتجات التي تضاف والمنتجات التي يتم بيعها مع تسجيل المخزون كل عام مالي جديد.
وبذلك تصبح عملية تتبع المخزون المحاسبي من العمليات الهامة والضرورية لأي مؤسسة أو شركة بها يتم حساب المخزون ومعرفة الفائض والمنتجات التي قاربت على الانتهاء، والمنتجات المطلوب إمدادها بالمزيد وذلك للحصول على المزيد من الأرباح.
