عملية تتبع المخزون المحاسبي المتكامل من تلك العمليات التى تتولى القيام بمراقبة وإدارة كافة المنتجات التي تكون لدى مستودعات الشركات، وذلك حتى يكون المسؤولين على دراية كاملة بالكمية المتاحة لديهم وما تم بيعه من سلع وما هو بحاجة لإعادة الطلب وتواجده مرة أخري من جديد، لسهولة الأمر على العاملين بالشركة لتنظيم تلك العملية لتتم بشكل أكثر كفاءة وبجودة عالية، ويتمكن المسؤولين أيضًا من اتخاذ تلك القرارات المدروسة التى تتعلق بالمخزون وما يوجد بداخله من سلع بدقة عالية.
تتبع المخزون المحاسبي المتكامل
يوفر برنامج رقم تطبيق لإدارة المخزون الخاص بمستودعات بكفاءة عالية، فيتولي القيام بإدارة كافة الأصناف لديك والمنتجات بمختلف أنواعها مع تقديم أذون صرف وأذون تحويل فيما بين المستودعات وبعضها البعض، وبالإضافة إلى ذلك فهو يكون على دراية بما هو قد نقص لدى المستودع الخاص بك فيقوم بإعداد فواتير الشراء وترسل إلى الموردين قبل أن ينفذ المخزون بالفعل.
أهمية تتبع المخزون
تتبع المخزون المحاسبي المتكامل من أهم العناصر التى تساعد بشكل كبير فى نجاح الشركات، وتتمثل أهميته فيما يلي:
- يحد من تكاليف الإنتاج ويتجنب تعرض المخزون للنقصان.
- تتمكن من تحديد العقبة في سلسلة التوريد ويتم ضبط الإنتاج وفقا لاحتياج السوق.
- يحسن من الكفاءة التشغيلية وذلك لأنه يقلل الوقت المبذول بغرض البحث عن المنتجات.
- تتمكن الشركة من معرفة ما لديها من مخزون وبالتالي تعطي معلومات دقيقة للعملاء حول المنتجات المطلوبة.
دور برامج المحاسبة في إدارة المخزون
من المعروف أن برامج الحسابات المتكاملة تقدم العديد من التسهيلات في عملية إدارة المخزون لدى الشركات، تتمكن من تتبع المخزون المحاسبي المتكامل بشكل دقيق، ولذلك تتمثل برامج المحاسبة بتوفير العديد من المزايا وهي:
- تتولى تحديث البيانات بشكل دقيق وسريع.
- تساعد المدراء على اتخاذ القرار السريع بناء على المعطيات المتاحة لديهم من إدارة المخزون.
- تقدم تحليل تفصيلي للبيانات المقدمة للعملاء المستخدمين وبالتالي يتم تحديد نمط الطلب وبالتالي يحسن من الاستراتيجية الخاصة بالشراء والمخزون.
إدارة المستودعات من برنامج رقم
من احدى الخدمات التي يتولى القيام بها برنامج رقم كلاود للمحاسبة المتكاملة هو إدارة المستودعات الذي يتولى القيام بتنظيم المنتجات على شكل قوائم وبطاقات تعريفية بالأصناف ويتم تصنيفهم في شكل مجموعات ويتم وضع المنتجات باركود لسهولة التعرف عليها، وتقوم بإعداد التقرير المتكامل للمستودعات ومن مميزات إدارة المستودعات ما يلي:
- تقدم دورة مستندية كاملة لما يدور من عمليات فيما بين المستودعات وبعضها البعض.
- تقرير مفصل لتلك المنتجات التى انتهت صلاحيتها.
- يكون من السهل أن يتم إرسال التقرير بملف اكسل عبر البريد الإلكتروني.
كيفية اختيار برنامج الحسابات الأفضل لمهمة تتبع المخزون
في حالة البحث عن برنامج محسابي يتولى القيام بتتبع المخزون يجب أن يتوافر به العديد من المعايير وهي:
- التأكد من أن البرنامج يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام لتضمن أن يتولى فريق العمل التعامل معها بكل سهولة.
- ضرورة أن يكون البرنامج متعاون مع باقي أنظمة العمل الأخري ليعطي تقرير وافي ومفصل.
- لابد أن يكون متوافر لدي البرنامج فريق دعم فني جيد.
- تحديث منتظم للبرنامج ليتابع كل ما هو جديد في عالم المحاسبة ويكون متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة.
- عليك أن تحرص بالاستثمار في برنامج محاسبة موثوق بها لتتبع المخزون.
كيفية تنفيذ نظام تتبع المخزون
يتم تنفيذ نظام تتبع المخزون المحاسبي المتكامل من خلال القيام بأتباع الخطوات الأساسية وهي:
قاعدة بيانات متكاملة
في البداية يتم إعداد قاعدة من البيانات الشاملة معلومات لكل ما هو بالمخزن بكافة المعلومات عن المنتجات بدقة عالية لكل منتج، ويتم توضيح تاريخ الشراء وانتهاء الصلاحية وكذلك الكمية المتاحة بالمخزن.
تدريب فريق العمل
لابد أن يتم تدريب فريق العمل على استخدام تتبع المخزون بكفاءة عالية، فلابد أن يكونوا على دراية بكيفية إدخال البيانات ومعرفة تحليل المخزون وإعداد التقارير اللازمة، فكلما كان فريق العمل على دراية بكيفية إدخال البيانات كلما قلل من نسبة حدوث الأخطاء التى قد تؤدي لحدوث نقص في المخزون أو فائض.
مميزات استخدام برنامج رقم في تتبع المخزون
لاستخدام برنامج رقم تتبع المخزون المحاسبي المتكامل العديد من المزايا التي تتمثل في التالي:
- الحد من حدوث أي خطأ سواء ماي أو محاسبي.
- تحقيق مستوى عال من الشفافية في كافة العمليات التى تتم بالشركة.
- يوفر وسائل أمان تتمكن من حماية البيانات المالية والمحاسبية الخاصة بالشركة.
- تسهل من أمر التعاون فيما بين أقسام الشركة المختلفة.
ما هو المخزون في المحاسبة؟
تطلق كلمة المخزون في برامج المحاسبة على تلك البضائع التي تكون متاحة للبيع وكذلك يطلق على المواد الخام التى يتم استخدامها في إنتاج العديد من السلع المباعة.
ماهو النظام المحاسبي المتكامل؟
هو ذلك البرنامج الذي يحتوي على مجموعة من الأدوات البرمجية التى يتم استخدامها في إدارة كافة العمليات المالية والمحاسبية في الشركة بشكل متكامل، وبالتالي يسهل هذا الأمر من تسجيل كافة البيانات المالية وإعداد التقارير للمخازن وغيرها من المهام الهامة.
كم عدد أنواع المخزون؟
أنواع المخزون لدى الشركات أربعة وهم مواد خام مستخدمة في التصنيع والعمل الجاري في الوقت الحالي والسلع النهائية التى تتوافر لدى الشركة ومخزون ما يتعرض للصيانة أو الإصلاح والتجديد.
